Compreender realmente o que se passa com cada processo dentro de uma organização pode ser um grande desafio!
De acordo com a Gartner, a hiperautomação é uma metodologia orientada à otimização do negócio e da atividade, que pode ser utilizada pelas organizações para identificar, examinar e automatizar rapidamente o maior número possível de processos de negócios e de Tecnologias de Informação. A hiperautomação envolve o uso orquestrado de várias ferramentas, plataformas e tecnologias, incluindo-se nomeadamente a Robotic Process Automation (RPA) e a Inteligência Artificial.
Neste contexto, a UiPath, líder de mercado de automação, tem como visão conseguir alcançar a Empresa Completamente Automatizada (Fully Automated Enterprise™), auxiliando as empresas a usar automatização para atingir o seu maior potencial. A UiPath disponibiliza uma plataforma completa de automatização, combinando a solução líder de RPA com um conjunto de soluções que permitem às organizações escalar rapidamente as suas operações digitais de negócio.
A plataforma UiPath Enterprise disponibiliza um conjunto de soluções tecnológicas para complementar a sua plataforma RPA. Assim, a UiPath Enterprise representa a conjugação de uma base líder, robusta e reconhecida pelo mercado, com as componentes adicionais que a elevam ao nível da hiperautomação.
A hiperautomação pressupõe o conhecimento profundo da atividade e dos processos que a implementam, para que a otimização desses processos seja contínua. Nesse âmbito, dois conceitos ganham particular relevância:
Process Discovery é o nome que representa o conjunto de diferentes ferramentas e técnicas para descobrir como cada processo, nas empresas, é realmente executado. Com o Process Discovery as empresas podem obter uma compreensão completa de seus processos, identificando etapas e detalhes que não eram percetíveis, mas podiam ter efeitos negativos, assim como, compreender desvios da atividade face ao previsível. É nesta etapa que é preciso mergulhar a fundo nos detalhes de cada processo de negócio. Atualmente, esta tarefa pode ser cumprida com maior simplicidade, eficácia e precisão, graças a ferramentas de Process Mining!
O Process Mining tem-se revelado um elemento-chave na transição para a Hiperautomação. Aliás, um sinal de reconhecimento da sua importância é o facto de diferentes produtores, como a Microsoft, começarem a integrar serviços Process Mining no seu portfolio.
Que vantagens entram em jogo com o Process Mining?
Até agora, a responsabilidade pelo desenvolvimento e otimização dos processos de um determinado negócio era de uma equipa específica.
Porém, utilizando Process Mining, é possível utilizar a informação registada em sistemas institucionais diversos para identificar e analisar os processos de atividade efetivamente cumpridos dentro da instituição, numa perspetiva intrínseca e inter-processo. Por exemplo, num cenário de faturação, compreender a atividade desenvolvida desde o momento em que se recebe uma fatura até ao momento em que esta é paga, identificando-se as etapas, momentos temporais, intervenientes, informação associada, e outra informação relevante, tal como a de relação com outros processos. Tendo essa informação como base, o Process Mining consegue criar um “mapa detalhado” que permite identificar pontos de ineficiência, alertando para aspetos como redundâncias, restrições (bottlenecks), repetições e promovendo a sua resolução.
Porque é que as organizações investem em Process Mining?
Uma das principais razões é o conhecimento: compreender o detalhe dos processos que sustentam um negócio. Habitualmente, os utilizadores finais (end users) não possuem uma visão holística de todo o percurso de um processo. Considerando um processo de faturação, mencionado em cima, No exemplo que se segue demonstra como , a ferramenta UiPath Process Mining aponta vários desvios que podem ocorrer, desde o momento em que se recebe uma fatura até ao momento em que esta é paga. A plataforma apresenta a informação recolhida, de forma visualmente apelativa, estruturando a cadeia de processos, composta pelos logs necessários para captar a realidade da sequência de ações. Os pontos mais eficientes e os pontos mais congestionados ficam, desta forma, evidentes.
Por estar integrado na plataforma global UiPath, todos os utilizadores conseguem implementar Process Mining, uma vez que a plataforma permite ao utilizador final monitorizar dado processo. Depois de detetados os bottlenecks, é enviada uma proposta de alteração ou atualização do processo para o “Centro de Excelência”, que aplicará técnicas de RPA para o automatizar. Depois de implementadas todas as alterações, torna-se possível medir o impacto no processo global (end-to-end). Esta metodologia permite listar melhorias, fazer associações e tirar conclusões comparando o “antes” e o “depois”. Esta comparações são apresentadas de forma quantitativa, por exemplo, mostrando quantas horas foram poupadas, graças a uma determinada mudança no processo.
Por fim, resta acrescentar que Process Mining é também utilizado para favorecer a melhoria contínua. Depois de melhorar um ponto fraco do processo, Process Mining facilita a deteção do seguinte. Daí utilizar-se o termo “contínuo”: encontrar um problema, corrigi-lo, monitorizar, encontrar outro problema, e por aí sucessivamente.
Os passos do UiPath Process Mining
UiPath Process Mining está dividido em três etapas principais:
Extração: Aceder aos dados do processo provenientes do seu ERP, BPM ou sistema de CRM.
Transformação: Atribuir aos dados Tags e definir KPI’s, de forma a alinhar os resultados com os objetivos do modelo de negócio.
Visualização: Criar uma representação factual das complexidades dos processos, identificando os pontos ineficientes e os riscos.
UiPath [o process mining é como um raio-x à sua empresa.]
Através da ligação direta às fontes de dados, como SAP, Oracle ou Salesforce, o UiPath Process Mining permite que o utilizador tenha uma visão holística de todo o processo. A informação é apresentada através de um painel de controlo intuitivo, facilitando a sua utilização, a identificação de problemas, pontos a melhorar e o que fazer depois de solicitar a automação de uma tarefa.
Paralelamente à extração de dados, UiPath Process mining também permite acrescentar valor a toda a informação em estado “bruto”, tratando-a e apresentando indicadores e insights no painel de controlo.
- As tags são uma forma prática de identificar KPIs importantes para o negócio. Por exemplo: ordenar atividades numa determinada sequência, de forma a monitorizar se a sequência é cumprida: “Receber fatura”, “Verificar Fatura” e “Verificação final”. Se a sequência não for cumprida, o gestor pode identificar a razão e implementar uma mudança.
- O modelo universal com identificação de ocorrência (Case ID) permite seguir um caso em particular. Por exemplo, num negócio baseado no sistema “Compra-Venda” o Case ID seria o número de uma encomenda. Este Case ID está ligado a uma série de atividades (Activity) com um carimbo temporal (Event), permitindo mapear o percurso de cada caso e do processo.
Global overview
Em suma, ao passo que RPA permite automatizar tarefas repetitivas, incrementando produtividade, reduzindo erros e promovendo a qualidade, Process Mining acelera a transição para a hiperautomação mais adequada, através de:
- Visão holística e informada de todos os processos end-to-end;
- Monitorização contínua;
- Análise detalhada das atividades e dos pontos a otimizar, facilitando a sua identificação.