O acesso generalizado aos dados representa uma oportunidade ou ameaça para a memória organizacional?

Com a atual generalização do acesso à informação e o notório crescimento de geração de dados, é fácil constatar que estamos perante a afirmação de uma “Sociedade da Informação” cada vez mais demarcada. Uma evidência, é a facilidade com que se pode aceder à Internet e obter uma quantidade infindável de resultados sobre determinado assunto, a partir de um qualquer dispositivo que se encontre conectado a uma rede. 

Pretendemos realçar neste artigo como o acesso generalizado à informação pode interferir com a memória organizacional e compreender se tal representa uma ameaça ou uma oportunidade para ela própria. Esta problemática tem causado um estado de controvérsia, no sentido em que a resposta não é direta. Se por um lado este acesso generalizado facilita as tomadas de decisões e a resolução de muitos dos problemas internos das empresas, por outro pode representar uma ameaça às próprias empresas pelo risco crescente de fuga de informação, ao excesso de dados a processar, ou ainda um potencial risco de inflação dos custos associados a um incorreto uso da informação, quando não mesmo a práticas de estratégias maliciosas de desinformação entre os concorrentes.

O acesso generalizado aos dados e à informação pode representar simultaneamente uma ameaça para algumas organizações e para outras uma oportunidade de evolução e desenvolvimento. Uma gestão eficiente do sistema de informação pode por isso ser a diferença entre o fracasso ou o sucesso de uma organização.

O século XXI que tem sido palco de um claro e radical desenvolvimento da economia mundial, com a “Sociedade da Informação” a tomar o lugar da “Sociedade Industrial”. Este acontecimento foi impelido pela Revolução Tecnológica, que proporcionou a aproximação de mercados tantas vezes tão diferentes, seja política, cultural e economicamente. Continuam a ser estabelecidas e desenvolvidas crescentes relações entre estas distintas comunidades, sendo observada uma forte e consequente expansão dos seus negócios. Tal fenómeno foi fundamental para a potencialização de fluxos de comunicação e interações interpessoais, culturais, de bens e serviços e, ainda mais relevante de tecnologia, evidenciando melhorias consideráveis de reestruturação dos processos organizacionais.

Atualmente, a reestruturação organizacional consequente do surgimento da “Sociedade da Informação”, requer que as organizações tornem mais eficientes os seus processos de gestão da informação, o que inclui a recolha, produção, organização, recuperação e disseminação da mesma. O ambiente competitivo e rigoroso que atualmente envolve as organizações, exige que estas se reestruturem e remodelem constantemente, com o objetivo de se manterem capazes de fazerem frente à concorrência. Nesta “Sociedade da Informação”, os consumidores passaram a ser uma preocupação cada vez mais evidente das organizações, pois o seu acesso à informação e a facilidade em obter outros produtos ou serviços equivalentes é cada vez maior. 

Com o crescimento exponencial da globalização e com a referida competição entre organizações, tornou-se fundamental desenvolver mecanismos de diferenciação capazes de fidelizar os consumidores e conseguir a atenção dos mercados. Esta evolução de uma “Sociedade Industrial” para uma “Sociedade da Informação” veio impor que o foco organizacional, outrora orientado para a produção em massa, se alterasse e passasse a estar orientado para a informação. A inovação das organizações passou assim a assentar na recolha e interpretação das quantidades enormes de dados gerados, que se podem tornar essenciais para as tomadas de decisão e criação das estratégias mais acertadas. A quantidade de informação e dados a que as organizações têm acesso, relacionam-se com a criação de elementos diferenciadores.

Vários especialistas têm vindo a alertar que a vantagem competitiva não se alcança apenas com investimentos em tecnologia da informação e que as organizações que pretendam adquirir uma maior capacidade perante os seus concorrentes, devem fomentar o uso inteligente da informação, seja ela de âmbito interno ou externo. A primeira, relaciona-se com a informação produzida pela organização na realização das suas tarefas. Por exemplo, na forma como devem ser executados os processos. A segunda, diz respeito a toda a informação que a organização recolhe do exterior para desenvolver análises sobre, por exemplo, sobre as empresas concorrentes e os consumidores, de forma a posicionar-se corretamente no mercado.

A informação é um instrumento vital para a resolução de questões problemáticas para as organizações e deve ser a base para a inovação de novas práticas organizacionais. 
A gestão inteligente da informação interna e externa constitui assim a base sustentada para o desenvolvimento de oportunidades numa organização, bem como uma possibilidade de concorrer com outras organizações que possam não praticar essa gestão ou que o façam de forma deficiente. 

Quando se fala em preservar a memória organizacional, é imperativo referir que esta memória pode ser compreendida entre duas óticas distintas. Numa visão, como uma força corporativa em que a sua génese são as memórias individuais que se apresentam como um espaço para uma atuação e investigação multidisciplinares. Numa outra visão, como estando intimamente relacionada com as informações contidas no percurso de uma organização, provenientes de decisões anteriormente tomadas, dos processos cognitivos de cada um dos indivíduos e de interpretações em colaboração. 

Nesta última perspetiva, a memória organizacional é uma construção conseguida através da colaboração dos indivíduos e da organização, onde se destacam os processos de aquisição, armazenamento e recuperação da informação dentro do ambiente organizacional. Estes processos, vistos de um prisma mais sistémico, remetem para a Gestão do Conhecimento, tal como se convenciona atualmente. A memória organizacional provém assim da informação e do conhecimento que as organizações adquirem ou produzem ao longo do tempo, através da execução das suas atividades, sendo que esta só se mantém se existir capacidade de recuperar a informação e o conhecimento. Da mesma forma, devem ser assegurados o acesso à informação, os fluxos informacionais e a preservação da memória.

Os fluxos de dados ocorrem maioritariamente em meio digital nos dias de hoje, pelo que os dados e a informação carecem de um suporte tecnológico para serem exibidos. Esta questão coloca vários obstáculos, tais como a rápida obsolescência tecnológica, a preservação das bases de dados e dos formatos, a segurança da informação e informática, entre outros. Para que uma organização continue a executar a sua missão e a preservar a sua memória organizacional, é vital que aconteça uma gestão vigorosa e constante do seu sistema de informação. Contudo, no processo de desenvolvimento dos sistemas de informação, nem sempre é tido em conta o conhecimento individualizado de cada colaborador, nem o contexto de onde surgiu determinada informação, incapacitando ou constrangendo aquele desenvolvimento. Devem por isso ser consideradas as questões de acesso, recuperação, produção organização, e, por fim, disseminação da informação. 

A importância da preservação da memória organizacional para a sobrevivência de uma organização ao longo do tempo é cada vez mais relevante. Facilita a resolução de problemas intrínsecos ao funcionamento da organização, apoia a tomada de decisão, antecipa a possibilidade de ocorrências de problemas no futuro com base no conhecimento adquirido e sustenta o desenvolvimento de estratégias e vantagens competitivas relativamente à concorrência.

Referências Bibliográficas
FIDELIS, Joubert Ferreira; CÂNDIDO, Cristiane Missias. A administração da informação integrada às estratégias empresariais. (2006), VAITSMAN, H. S. Inteligência empresarial: atacando e defendendo. (2001, CASTELLS, Manuel. A Sociedade em rede. Vol. I. (2000)